Keberadaan sales report laporan penjualan sangat penting bagi bisnis yang tak boleh dilewatkan. Mengingat, laporan penjualan dapat memberikan wawasan utama, karena mencakup banyak hal terkait operasional bisnis. Misalnya, apakah perwakilan penjualan Anda berada di jalur yang tepat untuk memenuhi sasaran penjualan? Apa yang menyebabkan kuartal menjadi buruk, dan bagaimana Anda bisa memperbaikinya? Apakah Anda memiliki cukup prospek di saluran penjualan Anda? Namun, menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut tanpa data yang akurat sangatlah tidak mungkin. Oleh karena itu, Anda membutuhkan sales report untuk membantu merinci semua aktivitas penjualan dan menawarkan wawasan holistik, membantu manajer penjualan merencanakan ke depan, dan membangun strategi penjualan yang tepat untuk bisnis Anda. Pelajari cara membuat laporan penjualan atau sales report yang akurat di bawah ini! Apa itu Sales Report? Sales report adalah dokumen yang berisikan tentang rincian operasional penjualan bisnis dalam periode waktu tertentu. Umumnya, laporan ini dapat mencakup informasi tentang banyaknya penjualan yang berhasil dilakukan, prospek, akun baru, hingga pendapatan dan biaya operasional bisnis untuk periode tertentu. Selain itu, laporan penjualan juga dapat membantu bisnis untuk menganalisis informasi di setiap tahapan saluran penjualan dan mengubah pendekatan penjualan serta inisiatif pertumbuhan lainnya. Tidak hanya itu saja, sales report juga dapat memberikan bisnis wawasan tentang keberhasilan metodologi penjualan, prediksi data penjualan di masa depan, analisis kinerja dibandingkan periode sebelumnya, dan pemahaman yang lebih baik tentang motivasi pelanggan. Apa Tujuan atau Fungsi Sales Report? Pada dasarnya tujuan sales report dibuat oleh bisnis adalah untuk memberikan gambaran kondisi atau jumlah penjualan bisnis dalam periode tertentu. Hasil laporan penjualan juga kerap dijadikan bahan evaluasi aktivitas bisnis terkait penjualan, sehingga lebih mudah untuk membuat keputusan lebih baik. Selain itu, terdapat fungsi lain bisnis membuat laporan penjualan seperti berikut Membantu bisnis dalam menentukan keputusan penjualan untuk periode waktu selanjutnya. Mendorong salesperson untuk meningkatkan performa atau kinerja untuk mencapai target penjualan lebih baik. Efisiesi waktu dan tenaga untuk mengejar prospek yang kurang menguntungkan. Memberikan gambaran terkini terkait kondisi penjualan hingga keuangan bisnis. Mengetahui saluran penjualan paling efektif menghasilkan keuntungan, sehingga bisa dioptimalkan. Memahami kebutuhan pelanggan lebih baik dari trend penjualan yang terjadi. Dokumen pertanggungjawaban untuk investor dan jajaran direksi lainnya yang memiliki bukti valid seperti nota, kuitansi, faktur, dan bukti transaksi lainnya sehingga data hasil penjualan yang kamu buat sah di mata hukum. Mununjukan kredibilitas bisnis dalam menjalankan operasionalnya. Bagaimana Cara Membuat Laporan Penjualan Sales Report? Berikut adalah cara membuat laporan penjualan yang dapat Anda coba 1. Tentukan jenis laporan yang diinginkan Langkah pertama membuat sales report adalah menentukan jenis laporan yang Anda inginkan. Pilih tampilan laporan yang sesuai dan cocok dengan data yang akan disajikan. Ini karena sales report tidak hanya berbicara tentang angka dan penjelasan, tetapi juga tampilan yang menarik dan mudah untuk dibaca. Untuk mencapai hal ini, Anda dapat menggunakan templat laporan penjualan atau menggunakan sales report app seperti CRM untuk membuat beberapa jenis laporan sekaligus dengan mudah. Baca Juga Top 15 Aplikasi CRM Terbaik 2022 2. Ketahui siapa audiens laporan penjualan Anda Apakah Anda membutuhkan laporan penjualan yang kompleks untuk mempresentasikannya? Jika iya, Anda mungkin akan memasukkan beberapa KPI ke dalam laporan penjualan Anda. Namun, apabila Anda ingin mempresentasikan kepada eksekutif, Anda mungkin membutuhkan ringkasan yang lebih ringkas namun mencakup banyak jenis laporan. Itu semua dapat Anda sesuaikan dengan mengetahui kepada siapa Anda akan menyajikan laporan penjualan Anda. 3. Tentukan periode laporan Apakah Anda sudah melakukan kedua langkah di atas? Anda dapat melanjutkan dengan memutuskan periode laporan penjualan yang ingin Anda sampaikan. Ini bisa berupa harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Kemudian, bandingkan informasi periode yang telah ditentukan dengan periode sebelumnya yang setara. Tujuannya adalah untuk mengetahui apakah ada kemajuan atau malah kemunduran dengan penjualan Anda. 4. Sertakan informasi yang sesuai Setelah mengetahui siapa audiens dan periode laporan penjualan, kini saatnya untuk memutuskan data apa saja yang ingin Anda lampirkan ke dalam laporan penjualan Anda. Anda dapat menyertakan atau mengecualikan kumpulan data tertentu sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 5. Visualisasikan data dengan grafik Sales report tidak boleh hanya menampilkan data berupa daftar angka. Banyaknya angka yang tertuang dapat membuat audiens menjadi pusing. Oleh karena itu, Anda perlu menyertakan banyak grafik dan gambar bermanfaat lainnya untuk membantu audiens Anda memahami angka-angka ini. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan sales report app untuk membuat grafik secara otomatis menggunakan data Excel yang telah Anda miliki. 6. Periksa kembali data dan informasi Setelah melakukan langkah-langkah di atas, kini saatnya Anda untuk memeriksa kembali data dan informasi yang tertuang dalam laporan penjualan Anda. Jangan takut untuk mengambil informasi tambahan, membuat ulang grafik, atau meminta bantuan sesama anggota tim penjualan Anda. 7. Sajikan sales report Langkah yang terakhir adalah menyajikan sales report dan menyampaikan penjelasan dengan tepat. Pastikan penjelasan tertulis Anda mendukung angka-angka yang disampaikan. Selain itu, penjelasan juga harus menguraikan perbaikan yang tim Anda rencanakan untuk diterapkan. Baca Juga 13 Program Sales untuk Meningkatkan Penjualan secara Efektif Jenis-jenis Sales Report Ada beberapa jenis sales report yang perlu bisnis ketahui. Jenis tersebut dibedakan dari matriks yang diukur. Dengan menggunakan aplikasi laporan penjualan, Anda dapat membuat beberapa laporan penjualan secara otomatis dengan mudah. Berikut jenis-jenis laporan penjualan berserta dengan contoh sales report yang perlu Anda ketahui. – Monthly Sales Reports 1. Sales KPI report Laporan ini berisikan Key Performance Indicator KPI penjualan yang dapat membantu Anda untuk melacak setiap progress penjualan dan mengubah arah strategi penjualan bisnis Anda. Anda dapat mengelompokkan biaya, memantau penjualan inkremental, dan membandingkan hasil penjualan bulan ini dengan bulan lalu sambil terus memperbarui data sekaligus. 2. Sales forecasts Laporan yang memprediksi jumlah penjualan yang akan dilakukan tim Anda dalam periode tertentu. Anda dapat menggunakannya untuk mengantisipasi perlambatan musiman atau merencanakan masalah yang mungkin memengaruhi bisnis. 3. Sales cycle length report Sales cycle length report mencakupun keseluruhan penjualan yang dilakukan oleh sales atau tenaga penjualan Anda, mulai dari peluang hingga closing deal yang berhasil diraih. Laporan ini dapat membantu Anda untuk mengurai kinerja setiap sales dan menunjukkan seberapa baik mereka dalam melakukan closing deal atau penutupan transaksi, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan tersebut. 4. Sales conversion report Laporan ini menilai kemajuan prospek di sepanjang corong penjualan atau sales funnel. Selain itu, laporan ini juga mencakup informasi tentang kontak, prospek yang dihasilkan dan memenuhi syarat, dan pencapaian dari periode ke periode. Anda dapat membuat laporan ini dalam periode bulanan, mingguan, atau harian sekalipun. 5. Sales & order report Banyaknya pesanan dan penjualan yang perlu ditangani mungkin akan membuat Anda merasa kerepotan untuk melacak semuanya. Namun, dengan menggunakan sales & order report, Anda dapat dengan mudah melihat berapa banyak pesanan yang masuk, diproses, dikirim, atau bahkan dikembalikan sekalipun. Dengan demikian, apabila terjadi masalah yang tidak diinginkan, Anda dapat dengan cepat mengetahui di mana letak masalah tersebut, dan menyelesaikannya sesegera mungkin. 6. Sales performance report Laporan ini berisikan gambaran umum kinerja penjualan Anda selama satu bulan. Di mana dalam penerapannya, sales performance report memiliki banyak KPI yang berbeda-beda. Dengan laporan ini, Anda dapat melihat performa dan kinerja penjualan bisnis Anda secara umum. Baca Juga Sales Monitoring Pengertian dan Manfaatnya – Weekly Sales Reports 1. Outbound Call Report Menampilkan laporan panggilan yang ditujukan kepada prospek, prospek, dan pelanggan untuk mendorong pembelian. Melalui laporan ini, Anda dapat memperoleh wawasan tentang kinerja perwakilan dan kualitas prospek Anda. 2. Upsell and cross-sell report Merinci jumlah dan nilai item yang dijual atau cross-sell. Tim Anda dapat meninjau laporan ini untuk mengidentifikasi peluang peningkatan penjualan dan penjualan cross-sell di masa mendatang. 3. Customer lifetime value Laporan ini pada dasarnya menunjukkan berapa banyak nilai yang diharapkan untuk diperoleh per pelanggan, dan Anda dapat memantaunya setiap minggu untuk melihat apakah rata-ratanya mengalami naik atau turun. Adapun tujuan dari laporan ini ialah untuk menjaga nilai lifetime selama mungkin. 4. Conversion report Tidak jauh berbeda dengan monthly sales conversion report, bedanya, laporan ini dibuat untuk kebutuhan mingguan. Dalam penerpannya, laporan ini berisikan jumlah berapa banyak prospek yang berhasil dikonversi sepanjang tahapan sales funnel. Di mana dalam laporan ini, Anda melihat informasi tentang kontak dan prospek yang dihasilkan, serta bagaimana mereka memenuhi syarat dan pencapaian dari periode ke periode. 5. Rate of return Rate of return report dapat membantu Anda untuk mengetahui banyak hal tentang pendapat pelanggan Anda terkait produk yang Anda jual. Dengan mengetahui tingkat pengembalikan produk atau barang, Anda untuk mengurangi jumlah pengembalian di masa mendatang dan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan barang-barang ini atau penawaran Anda secara keseluruhan. – Daily Sales Reports 1. Jumlah pertemuan yang diatur oleh perwakilan Laporan ini berisikan jumlah pertemuan yang diatur oleh perwakilan atau tenaga sales setiap harinya. Meskipun laporan ini tidak dapat benar-benar memaksa calon pelanggan untuk mengatur pertemuan. Namun, ini dapat membantu Anda untuk mengontrol berapa banyak pertemuan yang Anda atur. 2. Jumlah peluang penjualan Jumlah peluang penjualan merupakan laporan yang berisikan sales oppurtunity dari prospek yang memenuhi syarat akibat adanya respons dan interaksi yang baik. Dalam hal ini, peluang nantinya dapat berupa percakapan yang berakhir pada pertemuan dan membuka jalan untuk interaksi penjualan lebih lanjut. 3. Jumlah pelanggan yang hilang Berbeda dengan laporan sebelumnya, laporan ini berisikan metrik yang dapat melihat jumlah pelanggan yang hilang. Ada berbagai faktor yang memengaruhi hilangnya pelanggan, beberapa di antaranya seperti yang ditunjukkan pada laporan di atas. 4. Jumlah prospek baru yang dibuat oleh perwakilan Laporan ini sebenarnya cukup sederhana, karena berisikan tentang jumlah prospek baru yang dibuat oleh perwakilan. Yang kemudian dapat Anda identifikasi dengan kualifikasi khusus untuk memeroleh prospek potensial bagi bisnis Anda. 5. Jumlah penjualan/penawaran tertutup Seperti namanya, laporan ini berisikan jumlah penjualan/penawaran tertutup yang berhasil dibuat oleh perwakilan Anda pada hari itu. Laporan ini sangatlah penting bagi bisnis kecil yang memiliki banyak barang dengan nilai tambah yang rendah. Oleh sebab itu, Anda perlu melakukan transaksi sebanyak mungkin guna memeroleh margin keuntungan yang diharapkan. Pelajari lebih jauh mengenai jenis-jenis sales report dengan menonton video di bawah ini Apa saja Tugas Seorang Sales? Seorang salesperson memiliki tugas dan tanggungjawab yang harus diselesaikan. Tugas dari seorang sales diantaranya adalah Menjual produk baik berupa barang atau jasa ke konsumen Memberikan informasi terkait spesifikasi produk yang ditawarkan ke konsumen Meberikan simulasi hitungan biaya yang harus dibayarkan oleh konsumen berikut manfaat yang akan mereka dapatkan. Berinteraksi langsung dengan pelanggan. Memberikan konsultasi untuk calon pelanggan terkait produk yang ditawarkan. Istilah-Istilah dalam Sales Terdapat beberapa istilah dalam dunia sales yang jarang dipahami orang umum. Namun, istilah ini sangat sering digunakan. Istilah sales tersebut adalah Sales plan gambaran detail terkait tujuan, strategi penjualan, jenis pelanggan, harga hingga target yang ingin dicapai dalam tegat waktu tertentu. Sales Pipeline tahapan atau langkah-langkah dalam proses penjualan mulai dari menjaring prospek, berinteraksi dengan prospek, menawarkan barang atau jasa, hingga terjadi transaksi atau deal. Prosepek leads calon pelanggan yang berpotensi melakukan transaksi pembelian produk. Deals kesepakatan jual beli yang dilakukan oleh pelanggan dengan bisnis dalam periode waktu tertentu. Salesperson seorang yang bekerja menjual atau menawarkan produk, barang, atau layanan kepada pembeli. Dapatkan Sales Report App Terbaik untuk Bisnis Anda Sekarang! Itu dia penjelasan tentang bagaimana cara membuat sales report yang tepat. Bagaimana, tidak terlalu sulit bukan? Selain menggunakan cara di atas, Anda juga dapat mempermudah cara membuat laporan penjualan dengan menggunakan bantuan dukungan sales report app seperti CRM. Mekari Qontak menyediakan sales report app yang terintegrasi dengan sistem CRM dan aplikasi omnichannel terbaik yang dapat membantu Anda untuk membuat laporan penjualan yang terperinci dan akurat secara mudah dan otomatis. Dengan fitur personalisasi laporan CRM yang terintegrasi dengan Omnichannel, Anda dapat menyimpan, mengalisis, serta mengelola laporan penjualan bisnis Anda dengan berbagai fitur modern dan lengkap. Dengan demikian, Anda tidak perlu bingung membuat laporan penjualan dan produktivitas tim juga meningkat. Mekari Qontak telah dipercaya lebih dari 3000+ perusahaan untuk mengelola database dan bisnis mereka. Tidak hanya itu saja, Qontak juga telah tersertifikasi ISO 27001 untuk memastikan keamanan informasi data pelanggan. Jadi tunggu apa lagi? Yuk, coba demo gratis sales report app Mekari Qontak dan dapatkan FREE TRIAL selama 14 hari sekarang!